תקנון ותנאי שימוש

1.1. תקנון זה מסדיר את תנאי השימוש במערכת ניהול הלקוחות והמסמכים הדיגיטליים (להלן: "המערכת") המופעלת על ידי משרד חיים (חמי) קודמן, ח.פ./ע.מ. 514530534, מרחוב יד חרוצים 14, תל אביב (להלן: "המשרד").

1.2. המערכת מאפשרת, בין היתר: ניהול תיקי לקוחות, עיון וחתימה על חוזים ומסמכים באופן דיגיטלי, עדכון פרטים אישיים באמצעות קישור מאובטח, והעברת מסמכים בין הלקוח למשרד.

1.3. תנאי לשימוש במערכת הוא אישור תקנון זה ומדיניות הפרטיות באופן אקטיבי במסך ההסכמה המוצג בכניסה הראשונה. מבלי לגרוע מכך, עצם השימוש במערכת — לרבות כניסה אליה, מילוי פרטים בה או חתימה על מסמך באמצעותה — מהווה אף הוא הסכמה מלאה לתנאי תקנון זה. אם אינך מסכים לתנאים אלה, אנא הימנע משימוש במערכת ופנה למשרד לקבלת השירות בדרך חלופית.

1.4. התקנון מנוסח בלשון זכר מטעמי נוחות בלבד ומתייחס לכל המגדרים.

1.5. המשרד רשאי לעדכן תקנון זה מעת לעת. שינוי מהותי יובא לידיעת המשתמשים באמצעות הודעה במערכת ויחייב אישור מחדש, והמשך השימוש במערכת לאחר השינוי יהווה הסכמה לנוסח המעודכן. מספר הגרסה ותאריך העדכון יופיעו בראש התקנון.

• "משתמש" או "לקוח" — כל אדם או תאגיד אשר קיבל מהמשרד הרשאת גישה למערכת, לרבות באמצעות קישור אישי.
• "מסמך" — כל חוזה, הסכם שכר טרחה, ייפוי כוח, הצהרה, טופס או מסמך אחר המוצג במערכת לעיון או לחתימה.
• "חתימה אלקטרונית" — כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001, לרבות סימון אישור, הקלדת שם, שרטוט חתימה על גבי מסך או כל אמצעי אלקטרוני אחר המשמש לאימות זהות החותם והסכמתו.
• "מידע אישי" — כהגדרתו בחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981, כפי שתוקן בתיקון מס' 13.

3.1. הגישה למערכת תתאפשר באמצעות קישור אישי מאובטח וייחודי שיישלח ללקוח לכתובת הדוא"ל או למספר הטלפון שמסר למשרד, ובכפוף לאימות זהות באמצעות פרט מזהה אישי, ככל שיידרש.

3.2. הקישור והרשאת הגישה הינם אישיים ואינם ניתנים להעברה. הלקוח מתחייב לשמור על סודיות אמצעי הגישה ולא למסרם לצד שלישי.

3.3. הלקוח מתחייב להודיע למשרד באופן מיידי על כל חשש לשימוש בלתי מורשה בחשבונו או על אובדן אמצעי הגישה.

3.4. המשרד רשאי לחסום או להגביל גישה למערכת, באופן זמני או קבוע, מטעמי אבטחת מידע, חשד לשימוש לרעה או הפרת תנאי תקנון זה.

4.1. הלקוח מצהיר ומתחייב כי כל הפרטים שימסור במערכת — לרבות פרטים אישיים, פרטי תאגיד, פרטי חשבון בנק ופרטים פיננסיים — הינם נכונים, מדויקים ומעודכנים.

4.2. הלקוח מודע לכך שהמשרד מסתמך על הפרטים שנמסרו לצורך מתן שירותי ראיית חשבון, לרבות דיווחים לרשויות. מסירת פרטים שגויים עלולה לגרום לנזק, והאחריות לכך תחול על הלקוח בלבד.

4.3. מסירת הפרטים נעשית מרצונו החופשי של הלקוח ובהסכמתו. עם זאת, סירוב למסור פרטים מסוימים עשוי למנוע מהמשרד לספק את השירות או חלקו, וייתכן שקיימת חובה חוקית למסירת פרטים מסוימים לצורך דיווח לרשויות המס.

5.1. הסכמה לחתימה אלקטרונית: הלקוח מסכים בזאת כי חתימתו האלקטרונית על מסמכים במערכת תהא בעלת תוקף משפטי מחייב, ותיחשב לכל דבר ועניין כחתימתו בכתב ידו, בהתאם לחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001, ולדין הכללי.

5.2. הלקוח מאשר כי לפני חתימה על כל מסמך ניתנת לו הזדמנות סבירה לעיין במסמך במלואו, להורידו ולשמרו, וכי חתימתו ניתנת מרצונו החופשי ולאחר שהבין את תוכן המסמך.

5.3. תיעוד ואימות: המערכת מתעדת ביחס לכל חתימה, בין היתר: זהות החותם ואמצעי הזיהוי ששימש (לרבות הקישור האישי שנשלח ללקוח ואימות פרט מזהה), מועד פתיחת המסמך לראשונה, מועד אישור תקנון זה וגרסת התקנון שאושרה, מועד החתימה (תאריך ושעה), כתובת ה-IP ופרטי המכשיר והדפדפן, עותק המסמך כפי שנחתם וטביעת אצבע דיגיטלית (Hash מסוג SHA-256) של הקובץ החתום. הלקוח מסכים כי תיעוד זה ישמש כראיה לביצוע החתימה ולתוכן המסמך שנחתם.

5.4. הנתונים המפורטים בסעיף 5.3 נרשמים על ידי שרתי המערכת במועד ביצוע הפעולה, על בסיס נתוני הבקשה, ואינם ניתנים לעריכה או לשינוי על ידי החותם. המשרד רשאי להפיק מהם "אישור ביצוע חתימה אלקטרונית", והלקוח רשאי לבקש עותק ממנו בכל עת.

5.5. שדות שמולאו מראש: ייתכן שחלק מהשדות במסמך ימולאו מראש על ידי המשרד על בסיס פרטי הלקוח שבמערכת, כך שהלקוח יידרש למלא ולחתום רק על השדות המסומנים עבורו. אין בכך כדי לגרוע מאחריות הלקוח לעיין במסמך במלואו לפני החתימה, לרבות בשדות שמולאו מראש, ולהודיע למשרד על כל אי-דיוק לפני שיחתום.

5.6. עותק של כל מסמך חתום יעמוד לרשות הלקוח במערכת ו/או יישלח אליו בדוא"ל, והלקוח רשאי לבקש עותק בכל עת.

5.7. ככל שהלקוח אינו מעוניין לחתום אלקטרונית, באפשרותו לפנות למשרד ולחתום על המסמך באופן פיזי.

5.8. מובהר כי ייתכנו מסמכים אשר על פי דין נדרשת לגביהם חתימה מסוג מסוים (כגון חתימה אלקטרונית מאושרת) או חתימה פיזית, והמשרד יפעל לגביהם בהתאם לדרישות הדין.

6.1. המערכת הינה כלי טכנולוגי לניהול הקשר בין המשרד ללקוחותיו. אין בתוכן המוצג במערכת, כשלעצמו, משום ייעוץ חשבונאי, מיסויי או משפטי, אלא אם ניתן במפורש ובכתב על ידי המשרד במסגרת ההתקשרות.

6.2. תנאי ההתקשרות המקצועית בין הלקוח למשרד (לרבות שכר טרחה והיקף השירות) מוסדרים בהסכם ההתקשרות שנחתם בין הצדדים, ובכל סתירה בין הסכם ההתקשרות לתקנון זה — יגברו הוראות הסכם ההתקשרות בכל הנוגע לשירות המקצועי.

7.1. כל זכויות הקניין הרוחני במערכת — לרבות עיצוב, קוד, מבנה, לוגו וסימני מסחר — שייכות למשרד ו/או לספקי הטכנולוגיה שלו. אין להעתיק, לשכפל, להפיץ או לעשות שימוש מסחרי בכל חלק מהמערכת ללא אישור מראש ובכתב.

7.2. המסמכים והמידע שהלקוח מעלה למערכת נותרים בבעלותו, בכפוף לזכות המשרד לעשות בהם שימוש לצורך מתן השירות ולעמידה בחובותיו על פי דין.

8.1. המשרד יעשה מאמצים סבירים לשמור על זמינות המערכת, אך אינו מתחייב כי המערכת תפעל ללא הפרעות, תקלות או שגיאות. המשרד רשאי להשבית את המערכת לצורכי תחזוקה.

8.2. השימוש במערכת נעשה על אחריות הלקוח בלבד. המשרד ו/או מי מטעמו לא יישאו באחריות לכל נזק עקיף, תוצאתי או מיוחד שייגרם עקב השימוש במערכת או אי-זמינותה, והכל בכפוף להוראות כל דין שאינן ניתנות להתניה.

8.3. אין באמור בסעיף זה כדי לגרוע מאחריותו המקצועית של המשרד על פי דין ועל פי הסכם ההתקשרות ביחס לשירותי ראיית החשבון עצמם.

8.4. מובהר כי המערכת מופעלת על גבי תשתיות של ספקי צד שלישי (אחסון ענן, שירותי שליחת הודעות וכיו"ב), והמשרד נוקט באמצעים סבירים לבחירת ספקים העומדים בדרישות אבטחת מידע.

9.1. המשרד מיישם אמצעי אבטחת מידע בהתאם לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017, לרבות הצפנת תעבורה, בקרת הרשאות גישה ותיעוד פעולות.

9.2. המשרד מחויב בחובת סודיות כלפי לקוחותיו מכוח הדין וכללי האתיקה של לשכת רואי חשבון בישראל, וחובה זו חלה גם על מידע המצוי במערכת.

9.3. הלקוח מתבקש שלא להעלות למערכת מידע שאינו נדרש לצורך השירות, ובפרט מידע רגיש של צדדים שלישיים ללא הרשאה כדין.

10.1. הלקוח רשאי לבקש בכל עת את הפסקת גישתו למערכת.

10.2. מובהר כי גם לאחר סיום ההתקשרות, המשרד מחויב על פי דין לשמור מסמכים ורשומות לתקופות הקבועות בפקודת מס הכנסה, בהוראות ניהול פנקסים ובדין הכללי (ככלל — שבע שנים לפחות), ומידע כאמור לא יימחק לפני תום התקופות הנדרשות.

11.1. על תקנון זה ועל השימוש במערכת יחולו דיני מדינת ישראל בלבד.

11.2. סמכות השיפוט הבלעדית בכל מחלוקת הנוגעת לתקנון זה או לשימוש במערכת נתונה לבתי המשפט המוסמכים במחוז תל אביב.

לכל שאלה בנוגע לתקנון, למערכת או למימוש זכויות: חיים (חמי) קודמן, טלפון: 077-9150099, דוא"ל: office@kodman.co.il, כתובת: יד חרוצים 14, תל אביב.